Folgende Probleme begegnen mir häufig in Teams (bei Hochschulprojekten):
- Kommunikationsprobleme: Unklare Kommunikation, Missverständnisse und mangelnde Transparenz führen zu Fehlern und Verzögerungen.
- Ungleichgewicht bei der Arbeitsteilung: Oft übernehmen einige Teammitglieder mehr Verantwortung als andere, was zu Frustration und Spannungen führen kann.
- Zeitmanagementprobleme: Unterschiedliche Zeitpläne und Prioritäten der Teammitglieder führen dazu, dass Deadlines nicht eingehalten werden.
- Konflikte und Meinungsverschiedenheiten: Verschiedene Persönlichkeiten und Arbeitsstile führen zu Konflikten, welche die Teamdynamik beeinträchtigen.
- Mangelnde Motivation und Engagement: Einige Teammitglieder sind weniger engagiert oder verlieren das Interesse am Projekt.
- Unterschiedliches Leistungsniveaus: Die verschiedene Teammitglieder haben unterschiedliches Know-How- und/oder Skill-Level. Dies führt manchmal zu Problemen und Gedanken wie: «Ich muss hier alles alleine machen, weil xyz kann ja gar nix.» oder «Ich wollte hier eigentlich endlich mal [dies] oder [das] machen, aber xyz macht ja alles alleine und lässt mich nicht mit machen.»
Wie können Probleme mit einer Team-Charta vermieden werden?
Wie immer wenn Menschen zusammen arbeiten oder agieren hilft: sprechen! Austausch, Diskussion und Abstimmung helfen eine gemeinsame (Kooperations-)basis zu schaffen und gegenseitiges Verständnis aufzubauen. Erwartungen sind stets passiv und nahezu unmöglich zu treffen, wenn sie nicht kommuniziert werden.
Eine große Hilfe kann dabei, vor allem für neue Teams, eine Team-Charta sein. Eine Team-Charta ist eine visuelle Übersicht darüber, wofür Ihr Team steht und wie es arbeitet. Verfassen Sie im ersten Meeting ein Dokument mit gemeinsamen Zielen, Strategien und Prozessen, damit Ihr Team das Projekt geschlossen angehen kann. Team-Chartas sind das Ergebnis eines gemeinschaftlichen Prozesses und können als zentrale Informationsquelle dienen. Eine Team-Charta:
- sorgt für Transparenz bei der Arbeit der Teammitglieder
- stellt ein individuelles Teamprozessdokument bereit
- etabliert eine gemeinsame Vision für den Projekterfolg
- verbessert die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern
- stellt sicher, dass alle Teammitglieder die Ideale des Teams verstehen
Die Erstellung einer Team-Charta erfolgt gemeinsam mit allen Teammitgliedern, um sicherzustellen, dass sie sich mit den Zielen, Werten und Normen des Teams identifizieren können. Die Charta sollte bei Bedarf aktualisiert werden, damit sie weiterhin relevante und effektive Leitlinien für die Teamarbeit bereitstellt.
Mehr dazu finden Sie in der Vorlage für eine Teamcharta: Leitfaden für den Teamerfolg von Asana.
Für studentische Teams empfehle ich folgende Punkte zu regeln:
- Aus wem besteht das Team?
- Kontaktdaten (möglichst vollständig und redundant)
- Wie/ über welche Tools/ Kanäle soll kommuniziert werden? E-Mail, Slack, Discord, Issues, usw.
- Wie/ wo sollen Ergebnisse gesichert werden? Sciebo, Miro, Teams, Notion, GitHub, usw.
- Welche Note soll erreicht werden?
- Worin soll (grob) das Projektergebnis bestehen?
- Wer macht was? Gibt es feste Rollen? Gibt es wechselnde Rollen?
- Ressourcen und Zeitplanung: wer kann/ will wann wie viel Zeit in das Projekt investieren? Sind alle fein damit? Wie ist die Urlaubs- und/ oder Prüfungsplanung?
- Welche anderen Projekte oder Hindernisse könnte es geben?
- Arbeitsabläufe: Gibt es definierte Workflows im Team? Wenn ja welche? Stellen Sie sicher, dass jeder im Team diese Prozesse versteht.
- Leistungsbewertung: Erklären Sie, wie Ihr Team den Projektfortschritt objektiv und subjektiv beurteilen wird.
- Kommunikationsnormen: Halten Sie fest, wie und wo die Teammitglieder miteinander kommunizieren sollen und ob sich die Kommunikation auf der Grundlage Ihrer Diskussion ändern sollte.
- Regeln und Konfliktlösung: Führen Sie grundlegende Regeln für die Zusammenarbeit der Teammitglieder auf und bieten Sie Strategien zur Lösung von Konflikten für den Fall an, dass diese auftreten.
- Unterschriften: Stellen Sie einen Bereich zur Verfügung, in dem die Teammitglieder das Dokument unterschreiben und so die Verantwortung für die dargelegten und vereinbarten Informationen übernehmen können.
Was ist zu tun, wenn es trotzdem Probleme gibt
Wenn es dann doch mal Probleme gibt, selbst wenn sie nicht von allen Teammitgliedern gesehen werden, gilt es zu handeln. Hierbei bitte ich folgende Schritte einzuhalten.
Schritt 1: im Team ansprechen
Wenn es hakt, das Projekt in die falsche Richtung läuft, das Team nicht am gleichen Strang zieht o.Ä. sprechen Sie das im Team an. Dabei gilt, wie so oft: versuchen Sie Person und Sache voneinaner zu trennen. Besprechen Sie die Probleme/ Defizite offen, ehrlich und möglichst sachlich im Team. Protokollieren Sie als Team das Gespräch und versuchen Sie gemeinsam Lösungen zu erarbeiten und einen Zeitraum zu definieren, nachdem die Wirksamkeit der Lösungsansätze überprüft wird. Dokumentieren Sie die Probleme und Ihren Umgang damit in der Projektdokumentation und gehen Sie auch offen damit in der Projektpräsentation um. Falls Sie noch keine Team-Charta haben, erarbeiten Sie jetzt eine. Falls Sie hierbei Unterstützung brauchen, sprechen Sie Ihre Betreuer:innen an.
Schritt 2: Mediation/ externe Hilfe dazu holen
Sollte es nach Schritt 1 immer noch Probleme geben, holen Sie sich externe Hilfe dazu. Dies können die Medieninformatik Mentor:innen oder andere Mitarbeiter:innen der Hochschule sein. Gehen Sie mit diesen gemeinsam noch mal Schritt 1 durch.
Schritt 3: Eskalation nach «oben»
Sollte es auch nach Schritt 1 und 2 nicht besser werden, dann kontaktieren Sie ihre/n Projektbetreuer:in und versuchen Sie gemeinsam eine Lösung zu erarbeiten. Hierfür empfiehlt es sich darstellen zu können, was bereits unternommen wurde, um das Problem zu lösen. Gleichermaßen sind Vorschläge zur Lösung des Problems oder Lösungsszenarien hilfreich.
Warten Sie bei Problemen nicht zu lange. Das Bauchgefühl hat oft (oder gar immer?) Recht. Manchmal lösen sich Probleme im Team von selbst. Meistens tun sie es jedoch nicht, sondern werden über die Zeit nur größer und komplizierter.
Ergebnisse aus dem Workshop «Designprojekt ausrichten»
Was sind typische Probleme und Hindernisse?
- Verschiedene Ziele/ Absichten/ Vorstellungen
- Fehlende Struktur in Meetings
- zu spät angefangen
- Prioritäten falsch oder gar nicht gesetzt
- fehlende Bereitschaft sich Wissen aus dem Modul anzueignen
- mangelnde Erreichbarkeit
- unterschiedliche Zeitplanung
- unterschiedliche Arbeitsweise/ Vorgehen
- fehlende Kontaktdaten (Anfängerfehler! 👻)
- Missverständnisse im Team
- unterschiedliche Qualitätsansprüche
- nicht Einhalten von abgemachten Fristen
- unterschiedlicher Arbeitsaufwand
- keine oder nicht genug gemeinsame Treffen
- schlecht übereinstimmende Terminpläne
Was erwarten Sie von ihrer Teampartner:in?
- Hintergrundwissen, Kenntnisse und Fertigkeiten
- Initiative
- Ideen
- Kommunikatiosbereitschaft/ freundliche Kommunikation/ Erreichbarkeit
- Disziplin
- Organisation, Struktur
- Einhalten von teaminternen Fristen
- Überstunden wenn es sein muss
- ähnliches Maß an Arbeitsbereitschaft
- Motivation
- Überblick über Abgabefriten usw.
Trennung von Person und Sache
Die «Trennung von Person und Sache» ist ein Konzept, das in verschiedenen Kontexten, einschließlich Teamarbeit, angewendet werden kann. Es bezieht sich auf die Fähigkeit, zwischen der Person und dem Problem oder der Aufgabe, mit der sie konfrontiert sind, zu unterscheiden.
In Bezug auf Teamarbeit bedeutet die Trennung von Person und Sache, dass Kritik, Feedback oder Diskussionen auf die Aufgabe oder das Problem bezogen sein sollten und nicht auf die Person selbst. Das Ziel ist es, eine konstruktive und positive Arbeitsumgebung zu schaffen, in der Teammitglieder offen kommunizieren und konstruktives Feedback geben können, ohne dass persönliche Animositäten entstehen.
Hier sind einige Beispiele, wie die Trennung von Person und Sache in der Teamarbeit angewendet werden kann:
-
Feedback geben: Feedback sollte sich auf das Verhalten, die Leistung oder die Ideen beziehen, nicht auf die Person selbst. Anstatt zu sagen «Du bist schlecht in der Organisation von Meetings», könnte man sagen «Es wäre hilfreich, wenn die Meetings besser strukturiert wären».
-
Konfliktlösung: Wenn Konflikte auftreten, ist es wichtig, dass Teammitglieder die Ursachen des Konflikts identifizieren und sich auf die Lösung des Problems konzentrieren, anstatt die Schuld auf einzelne Personen zu schieben.
-
Kritik äußern: Wenn Kritik geäußert wird, sollte sie konstruktiv sein und sich auf bestimmte Verhaltensweisen oder Handlungen beziehen, die verbessert werden können, anstatt die Person als Ganzes abzuwerten.
-
Entscheidungsfindung: Bei Diskussionen über verschiedene Ansätze oder Lösungen sollten Teammitglieder Ideen objektiv bewerten, ohne die Person, die sie vorschlägt, zu beeinträchtigen.
Die Trennung von Person und Sache trägt dazu bei, eine positive und unterstützende Teamkultur zu fördern, in der Mitglieder offen kommunizieren können, ohne Angst vor persönlicher Kritik oder Konflikten zu haben. Es ermöglicht den Teammitgliedern, konstruktives Feedback anzunehmen und konstruktiv an der Lösung von Problemen zu arbeiten, was letztendlich die Effektivität und Produktivität des Teams verbessern kann.