Mailen macht mürbe

Mailen macht Mürbe!

Einen großen Teil meiner Arbeitszeit verbringe ich mit Mails: Mails lesen, Mails schreiben, Mails sortieren, SPAM wegschmeißen. Der Indikator meines Mailprogramms sagt mir eigentlich immer, dass noch was zu tun ist. Das stresst. Nicht nur mich, sondern viele andere auch. Für einen Pecha Kucha Vortrag, habe ich mir das Thema, unter einem sehr subjektivem Blickwinkel, mal angeschaut.

Christian

Pecha Kucha Vortrag in Berlin

Transkription des Vortrags

Ich bin Christian Noss. Ich komme aus dem schönen Gummersbach und habe derzeit ein äußerst ambivalentes Verhältnis zu E-Mails. Mein Vortragstitel könnte einen vermuten lassen, dass ich E-Mails blöd finde. Das stimmt so erst mal nicht. Morgens, das erste, was ich tue nach dem Aufstehen: Ich setz mich gemütlich auf die Toilette und check erst mal meine Mails.

Ich habe im letzten Jahr 4112 Mails geschrieben und 9041 E-Mails gelesen. Der ein oder andere wird denken: Mein Gott, was regt der sich auf. Das mach ich in einer Woche. Aber für mich als bekennenden ungern-Leser und ungern-Schreiber ist das eine Menge Zeug. Wenn ich das in Zeit umrechne und auf den Arbeitstag umlege, dann kommt da sowas bei raus:

Das hier ist Essen, Kaffeekochen, Trinken; Besprechungen, ganz ok; das Blaue ist, wofür ich den Job gelernt habe, was ich gut finde. Das Violette da oben ist Mailkrams: Mals lesen, Mails schreiben, also Mails.

Mailen ist sehr, sehr populär. Und wenn ich mal hier in die Runde frage: Wer von Ihnen / wer von euch hat heute schon gemailt? Wer hat schon mehr als 10 Mails geschrieben heute? Bitte mal Hand hoch. Wer hat heute Abend hier schon seine Mails gecheckt?
Also, die Technik ist relativ alt, über 40 Jahre, aber trotzdem sind Mails immer noch sehr, sehr populär.
Was ist eigentlich das Doofe an Mails, was ist das Problem?

Was ist das Tolle, was kann man mit Mails Gutes machen?
Man kann super komplexe Dinge erklären, Daten aller Art verschicken, Links senden, gleichzeitig mehrere Leute informieren. Man kann asynchron miteinander kommunizieren und Informationen in so einer Art kollektiven Gedächtnis speichern.
Wenn ich mich frage: Was ist das Problem? Wo liegt eigentlich die Gefahr von Mails?

Dann komme ich auf so Dinge wie: Man kann komplexe Dinge erklären, Daten aller Art verschicken, Links senden, gleichzeitig mehrere Leute informieren, asynchron miteinander kommunizieren und Informationen in so einer Art kollektivem Gedächtnis speichern.

Wo ist das Problem?
Gerade für mich als Empfänger sehe ich das Problem: Der Schreiber hat eigentlich, das ist eine schmerzfreie Sache: alle Zeit der Welt, einen Kaffee, verfasst sein Anliegen, gibt sich Mühe, und schickt das Ding dann an den Empfänger, schiebt damit den Spielball rüber zu ihm und der Empfänger muss dann damit irgendwas machen. Muss irgendwie reagieren und in meinem Fall 9041-mal reagieren.

Ich habe mal mein Mailverhalten beobachtet und das, was mir entgegengebracht wird an Mailverhalten, und habe dabei eine ganze Reihe an heiteren Phänomenen entdeckt, von denen ich hier mal 7 vorstellen möchte:
Das eine ist ein Ding, das wird auch derzeit gerne von Facebook übernommen, aber auch immer noch gerne per Mail, nämlich:

Ich teile, also bin ich. Ich finde einen interessanten Link, ein gutes PDF, einen guten Film und ich teile ihn mit meinen Kumpels, mit meiner Family, mit meiner Company, mit meinen Studenten. Schicke denen das und sage: Hey, cooles PDF. Kucke dir das mal an. Und speichere es so in diesem wunderbaren kollektiven Gedächtnis und denk mir dabei natürlich: Hey, die freuen sich drüber. Ich kann sicher sein, der Gedanke ist nicht weg, sollte er aber bei mir nicht mehr auffindbar sein, komme ich zum nächsten Phänomen:

Kannst du mir das nochmal schicken? Ich find das Ding nicht mehr wieder, verdammt nochmal. Ich nutze die Suche, ich kuck in meinem Mailprogramm, kucke auf meiner Platte, aber ich find’s nicht. Kein Problem, frag ich das kollektive Gedächtnis und schick meiner Band, meinen Kumpels, meiner Family die Mail: Schick mir nochmal das PDF bitte.

Das nächste Phänomen kennen, denke ich mal, auch alle: Ich krieg eine Mail und ich steh im CC.
Was mache ich jetzt?
Ich antworte gar nicht, ich antworte nur dem Absender, ich antworte allen.
Was mach ich?
Ich antworte allen.
Alle wissen: Der Noss denkt mit, der ist auf Zack, den können wir gebrauchen.
Wir kriegen relativ viele Mails, eigentlich müsste hier stehen:

Scannen - Skimmen, denn zum Lesen kommen wir häufig gar nicht mehr, sondern wir scannen, skimmen und wenn wir dann nicht verstanden haben, dann fragen wir lieber nochmal nach per Mail, dann haben wir erst mal wieder etwas Zeit gewonnen.

Das nächste Thema setzt direkt drauf auf: Dadurch, dass wir nicht mehr richtig lesen, wenn wir mehrere Fragen in einer Mail haben, wird häufig die erste beantwortet, die zweite selten, die dritte fast nie. D.h. ich bin zu einem Konzept übergegangen wie viele andere auch: Eine Mail pro Frage.

Wenn ich 5 Fragen habe, schreibe ich 5 Mails. Ganz einfach. Wenn ich ganz sicher sein will, dass mein Gegenüber auch die Mail liest, gehe ich über zur crossmedialen Ankündigung oder zum crossmedialen Nachfassen. Ich schreib die Mail, greife zum Telefon, ruf an und frage:
Hey, ich habe dir gerade eine Mail geschickt. Hast du die schon gelesen?

Ich selbst bin übergegangen zum konsequenten Telefonieren. Ich antworte also nicht mehr per Mail, sondern rufe häufig an, wenn es geht, stoße da aber leider recht häufig an Grenzen. Kriege dann da was zu hören wie:
Gerade ist aber ganz schlecht, schreibe mir doch eine Mail.
Oder aber:
Kollege kann nicht, aber vielleicht schreiben Sie ihm einfach eine Mail.
Ok.

Wie kommen wir da raus? Ich habe neulich eine interessante Formel entdeckt, die heißt:
Anzahl der eingehenden Mails = gesendete Mails² + (Anzahl Empfänger x 1,5) + k
(k ist: Wie interessant ist das Thema?)
Wenn ich also wenig Mails bekommen will, sollte ich wenig Mails schreiben und die an möglichst wenig Leute schicken und das Thema sollte möglichst uninteressant sein.

Ein anderes Konzept habe ich neulich von Sascha Logo gesehen: Das Hermetische Schreiben. Er hatte 17 Regeln aufgestellt, wie man Mails verfasst, dass die Antwortwahrscheinlichkeit möglichst gering ist. Da wachse ich gerade noch dran. Das ist gar nicht so einfach. Ein paar Dinge habe ich mir selbst ausgedacht.

Und Einige habe ich auch schon in meinen Alltag integriert. Das eine ist das: Ich beantworte Mails nur noch Montagmorgen. Mails, wo ich Lust drauf hab oder die wichtig sind, vielleicht sofort, alles andere nur Montagmorgen bei einer gemütlichen Tasse Kaffee. Da hat sich vieles schnell erledigt, oder aber die BCC-CC-Leute haben das Ding schon für mich erledigt.

So habe ich da schon ein bisschen weniger Arbeit. Das andere ist ein Konzept, das habe ich leider noch nicht implementiert. Das wären zwei Buttons, die habe ich den Nokia-Handys der 90er entliehen.
Ein Button: die Antwort ist ja. Die Antwort ist nein.
Passt nicht immer, aber passt sehr, sehr oft.

Nur doof, wenn mehrere Fragen in einer Mail stehen. Der andere Button, aber das Konzept setze ich noch um, fehlt mir noch. Ich antworte nicht mehr per Mail, sondern ich antworte einfach nur noch:
Rufe mich dazu bitte einfach zurück.
Und dann ganz wichtig, eine Mobilnummer, dass das Gegenüber sich nicht sicher sein kann, sitzt der nicht gerade auf dem Klo oder wo ist der gerade? und wirklich nur anruft, wenn es ganz, ganz wichtig ist.

Das waren meine Ideen und meine Ansätze. Falls ihr noch eine Idee habt, falls euch noch was einfällt, am besten eine kleine Mail an c.noss@klickmeister.de.
Vielen Dank.

Christian